Términos y Condiciones de Uso

1. Qué significa cada palabra

Cuatro términos que se repiten más abajo. Vale la pena dejarlos claros de entrada:

• "Zentro" o "la Plataforma": el software de gestión en la nube para ópticas y clínicas visuales.
• "Usuario" o "Cliente": tú, es decir la óptica —persona física o moral— y quien trabaja en ella usando Zentro.
• "Paciente" o "Titular": la persona cuya información registras en la Plataforma.
• "Servicio": el acceso y uso de Zentro conforme al plan que tengas contratado.

2. Qué incluye tu cuenta

Según el plan que contrates, tu óptica puede usar:

• Agenda digital de citas
• Gestión de clientes y expedientes clínicos
• Registro de exámenes de optometría
• Imágenes y estudios anexos al expediente: topografía, queratometría, retinografía, campimetría, segmento anterior, adaptación de lentes de contacto y estudios externos
• Punto de venta (armazones, micas, lentes de contacto, ventas express) con ticket imprimible
• Gestión de abonos, saldos pendientes y estatus de pedidos
• Registro y seguimiento de garantías
• Generación de documentos: recetas de armazón, recetas de lentes de contacto, constancias de tránsito, constancias de asistencia, recomendaciones visuales y —cuando el profesional está facultado y verificado— recetas médicas y justificantes
• Cálculo y gestión de comisiones de vendedores
• Reportes operativos y financieros, y descarga completa de tu información
• Mensajes de WhatsApp ya redactados para tus clientes (confirmación de compra, pedido listo y pedido entregado): la plataforma los escribe y los abre en tu WhatsApp, y tú decides si los envías
• Gestión multi-sucursal (conecta varias ópticas bajo una cuenta principal)

3. Cuándo empiezan a aplicar

Desde que entras y usas la Plataforma. Al hacerlo quedan acordados estos Términos y el Aviso de Privacidad. Si en algún momento cambiamos algo importante, te lo pedimos de nuevo en pantalla en lugar de darlo por sabido.

4. Tu cuenta y las de tu equipo

• Las credenciales de acceso quedan bajo tu cuidado. Vale la pena que cada persona tenga la suya y que nadie las comparta.
• Las cuentas se entregan con una contraseña inicial que conviene cambiar desde el menú de tu cuenta. Una vez que la cambias, Zentro ya no la conoce.
• La información que registres debe ser veraz y estar al día.
• Si una cuenta se usa en contra de estos Términos, Zentro puede suspenderla o cancelarla. Antes te lo explicamos.
• Cada óptica tiene su espacio aislado: tus datos no se comparten con otras ópticas, ni las de otros contigo.

5. Lo que sí y lo que no

Usando Zentro te comprometes a:

• Usarlo para la gestión legítima de tu óptica.
• No intentar entrar a datos de otras ópticas o usuarios.
• No hacer ingeniería inversa ni intentar obtener el código fuente.
• No usarlo para fines ilícitos.
• Cumplir con la LFPDPPP en lo que toca a los datos de tus pacientes.
• Pedirle a cada paciente su consentimiento expreso antes de registrar sus datos de salud visual. La plataforma te da cuatro maneras de hacerlo y ninguna cuesta aparte.

6. Lo que nos toca a nosotros

• Apuntar a una disponibilidad mensual de al menos 99%. Quedan fuera de esa cuenta el mantenimiento programado, las fallas de nuestros proveedores de infraestructura y la fuerza mayor. Si no llegamos por causa nuestra, te devolvemos el 10% de esa mensualidad como crédito; sólo pídelo dentro de los 30 días siguientes.
• Mantener medidas de seguridad técnicas y administrativas para proteger tu información.
• No entrar a los datos de tus pacientes, salvo que tú nos lo pidas para darte soporte o que lo ordene una autoridad. Cada operación del personal de Zentro que crea, modifica o elimina información tuya queda registrada en una bitácora que consultas desde tu configuración y que no se puede editar ni borrar desde la plataforma. Conviene saber su alcance exacto: deja constancia de lo que se modificó, no de lo que se consultó.
• Tener siempre disponible, y sin costo, la descarga completa de tu información en hoja de cálculo, desde tu pantalla de configuración. No hace falta que la pidas.
• Avisarte de cualquier vulneración de seguridad que afecte datos personales, dentro de las 72 horas siguientes a confirmarla.
• Hacer respaldos periódicos de la información.

7. Los datos de tus pacientes

Queda de tu lado:

• Tener tu propio Aviso de Privacidad. Zentro lo arma solo con los datos que tengas registrados y lo publica en una dirección que puedes darle a tus pacientes; a ti te toca mantener esos datos al día y revisar que el aviso describa lo que de verdad haces.
• Si nos pides activar la impresión remota, registramos la dirección de correo de tu impresora en la nube y aparece el botón para enviar documentos a ella. A partir de ahí, cada documento que mandes por ese medio —y puede llevar datos de salud visual— pasa por el proveedor de impresión que tú elegiste. Aceptar sus condiciones e informárselo a tus pacientes te corresponde, porque es un servicio tuyo, no nuestro.
• Pedirle a cada paciente su consentimiento expreso para tratar sus datos de salud visual. Te damos las herramientas para recabarlo, pero que se use en cada consulta depende de tu equipo: Zentro no puede revisar caso por caso si se obtuvo.
• Contarle a tus pacientes que usas Zentro para gestionar su información.
• Atender directamente las solicitudes de derechos ARCO de tus pacientes. Si alguna nos llega a nosotros, te la pasamos sin resolverla, porque el único que puede resolverla eres tú.
• Cumplir con la NOM-004-SSA3-2012 del expediente clínico y con la demás normatividad sanitaria que te aplique, incluidos, cuando corresponda, el Aviso de Funcionamiento y la designación de Responsable Sanitario ante la COFEPRIS.
• Verificar el título y la cédula del personal que registres, y cuidar que cada documento lo emita quien está facultado. Vale la pena tenerlo presente: conforme al artículo 28 Bis de la Ley General de Salud, la prescripción de medicamentos está reservada a ciertos profesionales, entre los que no están los licenciados en optometría. La plataforma ya limita esos documentos a quien tiene la acreditación cargada, para que no dependa de recordarlo.

8. Planes, precios y pagos

• El pago es mensual, con tarjeta de crédito o débito, a través de Stripe.
• Si alguna vez cambiamos el precio, te avisamos con al menos 30 días. Si el nuevo precio no te convence, puedes terminar el servicio sin penalización antes de que entre en vigor, y te llevas toda tu información.
• Si un pago se atrasa, las funciones para registrar movimientos nuevos se pausan hasta que se regularice.
• Aun estando en pausa, sigues pudiendo consultar y descargar los expedientes clínicos y los datos de tus pacientes. Nunca condicionamos el acceso a la información clínica al pago: tu obligación de conservar el expediente y de atender a tus pacientes no se suspende porque una tarjeta haya fallado.

9. De quién es cada cosa

El software es nuestro: los derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma pertenecen a Zentro, y lo que recibes es una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para usarla conforme a tu plan. La información que registras es tuya y sigue siéndolo, durante el servicio y después de él.

10. Hasta dónde llega nuestra responsabilidad

La idea de fondo es sencilla: cada quien responde de lo que controla. En concreto, Zentro no puede hacerse cargo de:

• La veracidad o exactitud de los datos clínicos y personales que captura tu equipo.
• Daños indirectos, consecuentes o incidentales.
• Fallas, interrupciones o pérdida de información que vengan de terceros proveedores de infraestructura (Supabase, Vercel, Resend, Stripe, el servicio de impresión en la nube que elijas, o tus proveedores de conectividad y energía), ni de caso fortuito o fuerza mayor. Sí nos comprometemos a elegir proveedores de reconocido prestigio y a mantener respaldos periódicos, pero no podemos garantizar servicios que no operamos.
• Documentos emitidos por personal que no estaba facultado para emitirlos, ni la falta de aviso o de consentimiento a tus pacientes.
• El cumplimiento de las leyes que te aplican a ti respecto de los datos de tus pacientes.
• Cuando sí respondamos, el total acumulado se limita a lo que hayas pagado en los 3 (tres) meses anteriores al hecho. Ese límite no aplica si hubo dolo o negligencia grave de nuestra parte.

Una cosa que sí respondemos y conviene decirla aparte: las vulneraciones de seguridad que ocurran en nuestros proveedores no entran en las exclusiones de arriba. Responder por ellas es obligación nuestra conforme al artículo 54 del Reglamento de la LFPDPPP, y un texto que dijera lo contrario no tendría efecto.

11. Si decides irte

• Puedes cancelar cuando quieras, con efecto al final del periodo que ya pagaste. No hay plazo forzoso ni penalización.
• Zentro puede suspender el acceso si estos Términos se incumplen, si hay un uso indebido o si el pago se atrasa.
• Al terminar, tienes la descarga completa de tu información disponible por un plazo no menor a 30 días naturales.
• Los datos se eliminan de forma irreversible sólo después de que te llevaste tu información y firmaste el acuse de entrega. Si no contestas, no borramos nada: el silencio nunca se toma como permiso.
• A partir de esa entrega, conservar el expediente clínico los 5 (cinco) años que exige la NOM-004-SSA3-2012, contados desde el último acto médico, queda de tu lado.
• Mientras el servicio esté vigente, ningún expediente se elimina automáticamente por antigüedad.

12. Si cambiamos estos Términos

Puede pasar, y cuando pase lo publicamos aquí con una versión nueva. Si el cambio es de fondo, te lo mostramos en pantalla y te pedimos que lo aceptes, en vez de darlo por leído. Para los ajustes menores, la versión publicada en esta dirección es la que rige.

13. Qué ley aplica y dónde se resuelve

Aplican las leyes mexicanas. Si algún día hubiera un desacuerdo, primero lo hablamos y buscamos una mediación; si aun así hiciera falta un juez, serían los tribunales de San Miguel de Allende, Guanajuato. El procedimiento completo, paso por paso, está en la Cláusula VIGÉSIMA NOVENA de tu Convenio.

14. ¿Dudas? Escríbenos

Cualquier cosa de este documento, con gusto te la explicamos.